Calculer le budget d’une scène de concert est une entreprise complexe nécessitant une gestion rigoureuse des ressources. Que vous soyez un organisateur événementiel chevronné ou que vous envisagiez de vous lancer dans l’organisation de votre premier concert, la budgétisation est une étape essentielle à ne pas négliger. En effet, établir un budget précis et réaliste dès le départ est la clé pour assurer le succès de votre événement tout en évitant les imprévus financiers.
Cet article se propose donc de vous guider à travers les différentes étapes de la budgétisation d’une scène de concert par un prestataire technique. Nous examinerons en détail les différentes catégories de dépenses à prendre en compte, des coûts du personnel aux équipements techniques tels que la structure scénique, l’éclairage et la sonorisation. De plus, nous discuterons des facteurs à considérer lors de l’allocation du budget à chaque aspect technique, ainsi que des meilleures pratiques pour optimiser l’utilisation de vos ressources financières.
Que vous prévoyiez un petit concert local ou un grand événement international, ce guide vous fournira les connaissances et les outils nécessaires pour élaborer un budget solide et réussir votre projet avec succès.
3 cas de figures pour votre budget : la prestation, la location ou l’achat de votre scène de concert ?
Premièrement, avant de calculer les coûts de l’installation d’un scène de concert, il s’agit de savoir dans quel contexte on se trouve. En effet, il existe 3 grands cas de figures : la réalisation d’un prestation clé en main par un prestataire spécialisé, la location avec installation et l’acquisition de la scène pour les organisateurs réguliers. Afin, que vous puissiez comprendre les enjeux et les prérogatives du prestataires avec les différentes options qui s’offrent à vous, nous allons vous les définir.
En quoi consiste une prestation clé en main ?
Une prestation clé en main dans le domaine de l’événementiel représente une solution complète et intégrée pour l’installation de votre scène de concert. En optant pour ce service, vous confiez l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation de la scène. Cela inclut la conception et les plans (avec modélisation 3D possible), la coordination logistique avec livraison du matériel, la gestion du personnel, la mise en place technique (configuration et intégration), ainsi que la désinstallation et la récupération de l’ensemble du matériel. En somme, la prestation clé en main offre une tranquillité d’esprit aux organisateurs, en leur permettant de se concentrer sur d’autres aspects de leur projet.
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La location d’une scène de concert
La location d’une scène de concert est une option flexible pour les organisateurs d’événements. Elle permet de louer les équipements nécessaires, tels que la scène, le matériel audiovisuel, l’éclairage, etc., pour une durée déterminée. Cette solution offre une grande liberté de choix en termes de taille, de qualité et de spécifications techniques. Les organisateurs peuvent ainsi adapter la scène à leurs besoins spécifiques et à la nature de leur événement. De plus, la location évite les coûts d’achat et d’entretien associés à la possession de matériel, ce qui en fait une option économique et pratique pour de nombreux événements. Enfin, les sociétés spécialisées proposent en général un service de montage, si vous ne disposez pas du personnel qualifié pour l’installer.
L’acquisition d’une scène pour vos spectacles
L’acquisition d’une scène pour vos spectacles est une démarche stratégique pour les organisateurs réguliers d’événements. En optant pour cette solution, ils investissent dans leur infrastructure événementielle à long terme. Cela leur offre un contrôle total sur leurs équipements et une flexibilité accrue dans la planification de leurs spectacles. Bien que l’investissement initial puisse être significatif, il est rentabilisé sur le long terme grâce à l’élimination des coûts de location récurrents. De plus, posséder sa propre scène permet une personnalisation poussée selon les besoins spécifiques de chaque événement, garantissant ainsi une expérience unique pour les spectateurs.
Les grandes familles de dépenses pour le budget d’un scène de concert
Pour établir un budget précis pour votre scène de concert, le prestataire doit prendre en compte 3 aspects. Combien de techniciens seront nécessaires à l’installation complète de la scène ? Quels seront les frais de ces derniers ? Enfin, pour la réalisation du projet scénique du client, quels matériels est mis à disposition ? Nous allons vous détailler ces 3 aspects !
Le salaire des techniciens
C’est le poste de dépense qui influence le plus grandement le budget total d’une scène concert. En effet, ces professionnels qualifiés, tels que techniciens de scène, les ingénieurs du son et les éclairagistes, jouent un rôle crucial dans la mise en place et la gestion technique de l’événement. Leur expertise garantit la qualité sonore et visuelle du spectacle, ainsi que le respect des normes de sécurité pour tous les participants. Il faut donc allouer des ressources adéquates à cette catégorie de dépenses. En général, dans le cas de figure ou vous commander une prestation clé en main. Cela représente environ 50% du coût total de la scène de concert. En effet, en 2024, le salaire moyen des techniciens du spectacle s’élève presque à 2000€ net (source : talent.com).
Les frais VHR des techniciens
Les frais VHR (véhicule, hébergement, restauration) des techniciens sont constitutifs du budget d’une de scène concert. Ces dépenses englobent les coûts liés aux déplacements, à l’hébergement et à la restauration du personnel technique impliqué dans l’événement. L’entreprise réalisant la prestation devra inclure dans ces coûts ces derniers afin d’arriver à l’équilibre. C’est pourquoi nous vous conseillons de privilégier des prestataires locaux afin de diminuer drastiquement ce poste de dépense.
La scène de concert et et le matériel audiovisuel
La scène de concert et le matériel audiovisuel représentent une part significative du budget d’un événement musical. Cette catégorie de dépenses inclut la location ou l’achat de la scène elle-même, ainsi que du matériel audio et vidéo nécessaire pour assurer le spectacle. Cela comprend notamment les enceintes, les écrans, les projecteurs, les systèmes d’éclairage et de sonorisation, entre autres équipements. Jusqu’ici, vous n’êtes sans doute pas surpris que cela soit un poste de dépense onéreux. Cependant, il y a des variables à prendre en compte qui influenceront le coût de votre scène montée. Nous vous les détaillons dans la suite de cet article.
De même, vous souhaitez savoir comment créer une fiche technique pour un concert afin de la transmette à votre prestataire.
Le budget à allouer à la partie technique et matériel d’une scène de concert
Pour garantir le succès d’un concert, il est crucial d’allouer un budget adéquat à la partie technique et au matériel. Ce dernier, variera en fonction de l’ampleur de votre évènement et de vos spécifications (cahier des charges). Voici un aperçu des différents éléments à prendre en compte :
La dimension du plancher scénique
La dimension du plancher scénique constitue une de ces variables lors de la budgétisation d’une scène de concert. Elle détermine l’espace disponible pour les artistes et les équipements, ainsi que la configuration générale de la scène. Il est essentiel de prendre en compte les besoins spécifiques de chaque spectacle, tels que le nombre d’artistes, les décors et les effets spéciaux, afin de déterminer la dimension optimale du plancher scénique. Un prestataire spécialisé vous apportera ses conseils et ses recommandations si vous le désirez. Selon la dimension du plancher, un audit peut être nécessaire pour vérifier la faisabilité du projet scénique. Cela, peut entrainer des coûts supplémentaires. En effet, l’ingénieur devra vérifier que ce dernier supportera l’ensemble du matériel installé et les artistes. De même, il doit s’assurer que la scène résistera aux intempéries (pluie et vent), si le spectacle se déroule en extérieur.
Les tours, les ponts et les éléments de levage
Ces composants fondamentaux sont nécessaires pour installer le système audiovisuel en hauteur, ainsi que l’éclairage et les effets spéciaux. De plus, afin d’optimiser l’utilisation de l’espace scénique en proposant diverses possibilités de mise en scène, ils doivent être montés sur mesure par les techniciens. Ils doivent être suffisamment robustes pour supporter le poids du matériel et placés à une hauteur raisonnable pour ne pas entraver le travail des artistes.
L’éclairage du concert
L’éclairage du concert revêt une importance capitale dans la création de l’ambiance et la mise en valeur des artistes sur scène. Il permet de créer des atmosphères variées, d’accentuer les moments forts du spectacle et de captiver l’attention du public. Ce dernier, devra être suffisant pour le volume foule attendu sur l’évènement. En outre, afin de l’intégrer, du matériel supplémentaire peut être nécessaire.
Le système de sonorisation
Le système de sonorisation joue un rôle crucial dans l’expérience auditive des spectateurs lors d’un concert. Il est important que la puissance sonore soit suffisante pour que l’expérience de ces derniers soit immersive. La mise à disposition d’enceintes respectants ces critères et leurs intégrations par des professionnels sur les différents équipements de contrôles. Influencerons le budget en fonction de la puissance adéquate pour le nombre de personnes présentent à l’événement.
La régie technique
La régie technique est le cœur névralgique de tout concert, où se coordonnent et se contrôlent tous les aspects techniques de l’événement. Elle assure la gestion efficace des équipements audiovisuels, de l’éclairage, du son et de la scène, ainsi que la coordination entre les différents intervenants. Votre régie devra supporter l’ensemble du matériel installer. Il faut soigneusement sélectionner tous l’équipement qui la compose pour éviter des dysfonctionnement pendant le spectacle.
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