Organiser un concert est une entreprise exaltante mais qui nécessite une planification minutieuse. Surtout lorsque vous vous appuyez sur un prestataire technique pour garantir le succès de votre événement. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes essentielles à suivre pour organiser un concert de manière efficace et professionnelle. Dans un premier temps nous verrons quels prérequis et quels contraintes sont liées à l’organisation d’un concert et à l’installation d’un scène. Ensuite, nous vous présenterons les postes de dépenses importants de cette entreprise. Enfin, nous vous ferons un rappel des démarches administratives à réaliser auprès des autorités locales.
Organiser un concert : les prérequis et contraintes liés au lieu de l’événement et à l’installation d’une scène
Organiser un concert requiert une préparation minutieuse et la prise en compte de divers prérequis et contraintes. Voici les éléments essentiels à considérer pour organiser au mieux votre événement avec un prestataire technique de l’événementiel. Il faudra vous assurer que la typologie des lieux soit propice à l’installation d’une scène de concert en fonction du nombre de personnes que vous allez accueillir sur votre événement. C’est différents points abordés ci-dessous vous serrons demandés par ce dernier.
La date et où aura le lieu le concert ?
La sélection de la date de votre concert doit être minutieusement planifiée, en tenant compte des disponibilités du lieu, des périodes de forte affluence dans la région et des éventuelles programmations concurrentes. En effet, il est essentiel de vérifier les événements prévus aux alentours de la date choisie pour ce dernier. Cela afin d’éviter toute concurrence directe ou de profiter au contraire des synergies possibles avec d’autres manifestations. De même, il indispensable de prévenir bien à l’avance le prestataire afin de s’assurer de sa disponibilité. En effet, lorsque la saison arrive (d’avril à septembre) ces derniers ont déjà plusieurs prestations prévus dans leurs carnets de commandes.
La configuration des lieux du concert
Avant de faire appel à un prestataire pour la pose de la scène, il est faut évaluer minutieusement la configuration des lieux du concert. Cette étape essentielle comprend l’examen de la taille et de la forme de l’espace disponible. De même, il faut identifier d’éventuelles contraintes logistiques telles que les accès restreints, les obstacles et les caractéristiques du sol ou sera poser la scène. Une compréhension approfondie de la configuration des lieux permettra de déterminer la meilleure disposition de la scène. Afin, de garantir une expérience optimale pour les artistes et le public. En outre, cela contribuera à assurer la sécurité et le bon déroulement de l’événement dans son ensemble.
La capacité des lieux : le volume foule et le public attendu pour l’événement
Avant de solliciter un prestataire pour le montage de la scène de concert, il est impératif d’avoir une idée précise du volume de la foule pour l’événement. Cette considération permettra de déterminer la taille appropriée de la scène. De ce fait de garantir un espace adéquat pour accueillir les spectateurs en toute sécurité et confort. De même, que planifier efficacement la disposition de la scène, les accès et les sorties de secours, assurant ainsi une expérience réussie pour tous les participants tout en respectant les normes de sécurité et les exigences de l’événement. Enfin, cette variable influencera la sélection du matériel auprès de votre fournisseur audiovisuel afin quelle soit adéquat au nombre de personnes présentes à l’événement.
La distribution et la puissance électrique
Il faudra vérifier attentivement la distribution et la puissance électrique disponibles sur le site de l’événement. Cette étape garantit que l’équipement audiovisuel, l’éclairage et tout autre matériel électrique nécessaires au concert seront alimentés de manière adéquate. Il est essentiel de s’assurer que la capacité électrique est suffisante pour éviter les surcharges et les pannes pendant l’événement. De même, il faut informer le prestataire de la distance qui séparera la scène de l’emplacement du poste électrique. Cela afin qu’il prévoit le matériel nécessaire au câblage et raccordement de l’ensemble du dispositif audiovisuel.
La sécurité du site où sera organiser le concert
Il est impératif de considérer attentivement la sécurité du site où se déroulera le concert. Cela implique d’évaluer les risques potentiels tels que les problèmes de sécurité publique, les dangers environnementaux et les contraintes structurelles. Assurer la sécurité du site comprend également la vérification des installations existantes telles que les sorties de secours, les systèmes de surveillance et les équipements de lutte contre les incendies. Une analyse approfondie de ces aspects garantit un environnement sécurisé pour les artistes, le personnel et le public, contribuant ainsi au succès de l’événement.
Le concert aura lieu en intérieur ou extérieur ?
Il faudra décider si le concert aura lieu en intérieur ou en extérieur. Cette décision impacte directement la planification logistique et technique de l’événement. En intérieur, il faut tenir compte de la disponibilité des salles, de la gestion du son et de la lumière. En extérieur, les défis incluent la protection contre les intempéries, la gestion de l’espace et les autorisations environnementales.
Afin d’informer le prestataire intervenant sur l’événement, vous allez devoir lui transmettre une fiche technique. Découvrez comment faire une fiche technique pour un concert ?
Quels sont les postes de dépenses importants à prévoir pour calculer votre budget ?
Pour établir un budget précis pour votre concert, il est essentiel de prendre en compte plusieurs postes de dépenses importants. En considérant ces différents aspects, vous pourrez établir un budget réaliste et complet pour votre concert.
La location du matériel pour organiser un concert
La location du matériel est un poste de dépense essentiel à prévoir pour votre concert. Assurez-vous d’inclure dans votre budget les coûts associés à la location d’équipements tels que le matériel de sonorisation, d’éclairage, de scène et autres équipements techniques nécessaires à la réalisation de votre événement. Faites-vous conseiller par des entreprises spécialisés afin d’obtenir un devis précis du montant lié à ce poste de dépense.
Vous souhaitez savoir comment le prestataire va établir un budget pour votre scène ? Consultez notre article détaillant point par point comment le prestataire technique établit un budget pour une scène de concert.
Les artistes
Prévoyez un budget pour leurs honoraires, les frais de déplacement et d’hébergement si nécessaire, ainsi que les éventuels besoins techniques spécifiques à leur performance. Certains artistes peuvent vous fournir un « Rider » avant toute collaboration. Il s’agit d’un document exaustif regroupement l’ensemble de ses demandes et besoins pour le concert. Selon, les besoins de ces derniers, cela peut entraîner des coûts supplémentaires pour votre spectacle.
Le personnel de sécurité et de services
La sécurité des participants est primordiale. Budgétisez les frais pour le personnel de sécurité qualifié, les agents de contrôle d’accès, ainsi que les équipes de services (bar, restauration) pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Les techniciens et prestataires du spectacle vivant
Prévoyez les honoraires des techniciens ainsi que les frais de location d’équipement technique auprès des prestataires spécialisés. Il vous faudra sans doute faire appel à une entreprise spécialisée en montage de scène de concert. De même, le jour de l’événement, des techniciens sur place sont conseillés pour éviter tous dysfonctionnement durant ce dernier. Ce poste de dépense indispensable peut s’avérer onéreux si votre scène nécessite la mise à disposition de plusieurs employés.
Les droits et taxes
N’oubliez pas les droits d’auteur et les taxes qui peuvent s’appliquer à votre événement. Prévoyez également les frais administratifs associés aux autorisations nécessaires pour la diffusion de musique en public et autres droits liés à l’organisation du concert
L’entretien du site
Assurer l’entretien du site avant, pendant et après le concert est essentiel pour garantir la sécurité et le confort des participants. Les dépenses pour le nettoyage, la maintenance des installations et éventuellement la réparation des dommages sont à prévoir.
La communication autour de l’événement
La promotion et la communication sont indispensables pour attirer un public nombreux. Il faut prévoir un budget pour les dépenses liées à la publicité, aux campagnes de marketing en ligne, à la conception et à l’impression de supports de communication, ainsi qu’aux relations publiques pour faire connaître votre concert.
Quelles sont les démarches administratives obligatoires pour organiser un concert ?
Pour organiser un concert, il est nécessaire et obligatoire d’entamer des démarches administratives auprès de la commune et de la région d’implantation de votre concert. De même, il faudra prévenir les autorités locales de votre manifestation afin d’en assurer la sécurité et le bon déroulement.
Les formalités déclaratives obligatoires à l’organisation de concert
Lorsque vous organisez un concert, il faut absolument déclarer au minimum 1 mois à l’avance à la direction régionale des affaires culturels de la région (DRAC) ce dernier. De même, si votre concert réunit plus de 1500 personnes, il vous faudra aussi déposer une déclaration auprès de la mairie ou de la préfecture de la localisation de ce dernier. Si le concert à lieu dans un espace public ou salle privée habilitée à recevoir du public (ERP), il est nécessaire de faire la demande par courrier 2 mois avant le concert à la mairie.
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Les autorisations obligatoires pour toutes manifestations artistiques
Pour toute manifestation artistique, assurez-vous d’obtenir les autorisations nécessaires pour des activités telles que la mise en place d’une buvette, l’installation d’un chapiteau, la diffusion de musique et l’utilisation de sonorisation sur la voie publique.
La mise en place d’une buvette nécessite une autorisation
Si vous souhaitez installer une buvette, il faudra demander 15 jours avant le spectacle une licence pour débit de boissons.
L’installation d’un chapiteau doit être autorisée au préalable
Il faut demander l’autorisation par courrier avant d’installer un chapiteau en indiquant le lieu, la capacité d’accueil et les caractéristiques de ce dernier.
La diffusion de musique en public requiert une autorisation spécifique
Vous allez diffuser de la musique protéger par le droit d’auteur et compositeurs, il faut s’orienter vers la SACEM ou la SACD pour le paiement de ces derniers 15 jours avant le spectacle.
Souscrire des assurances
Pour vous protéger et protéger les participants, souscrivez les assurances suivantes, elles vous permettront de vous protéger en tant qu’organisateur d’événement.
- Une assurance responsabilité civile (RC)
- Garantie accident pour le personnels travaillant sur l’événement
- Une assurance pour couvrir le matériel
- Prévoir une assurance an cas d’annulation (grève, intempérie, ect.)
Prévoir un service de sécurité et de secours
Assurez la sécurité des participants en prévoyant un service d’ordre adapté au nombre de personnes attendues. Informez également la gendarmerie et les pompiers pour garantir une intervention rapide en cas de besoin.
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